Dans sa politique concertée d'organisation du séjour des Gens du Voyage, le Gouvernement wallon incite les communes à nommer au sein de leur administration, une personne-relais qui ait pour mission de :

• Assurer, pour compte de la commune, la gestion quotidienne du séjour temporaire des gens du voyage,
• Etre le porte-parole de la Commune ;
• Coordonner le séjour dans sa dimension accueil (information claire du groupe sur la période de séjour  et la gestion des déchets) ;
• Coordonner le séjour dans sa dimension technique (raccordement à l’eau, à l’électricité, des toilettes mobiles, le ramassage des immondices)
• Informer les riverains.

Ces missions nécessitent de pouvoir (ré)agir rapidement lorsqu'un groupe arrive et nous conseillons dès lors aux personnes-relais d'anticiper et de recueillir un certain nombre d'informations qui leur permettront d'être efficaces le moment venu. Par exemple :

- Quelles sont les personnes et leurs coordonnées à contacter AU SEIN DE L'ADMINISTRATION pour les situations suivantes?

• organisation du ramassage des immondices
• accès à l'eau, à l'électricité, aux sanitaires
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• ...

- Quelles sont les personnes et coordonnées à contacter dans des SERVICES EXTERNES pour les situations suivantes?

• placer un col de cygne pour l'accès à l'eau
• placer un compteur forain pour l'accès à l'électricité
• installer une toilette mobile
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Si des terrains sont régulièrement utilisés par les groupes, s'informer pour chaque terrain de la personne à contacter pour?

• prévenir de la présence du groupe (propriétaire privé, responsable d'une société, d'un service public, ...)
• Les modalités d'accès à l'eau et/ou à l'électricité - si l'infrastructure existe
• envisager le payement d'un forfait, d'un défraiement pour l'utilisation du terrain, les consommations d'eau et d'électricité éventuelles
• ...

- Quelles sont les informations utiles à transmettre aux Gens du Voyage dans les différentes dimensions de leur séjour temporaire?

• coordonnées de la personne de contact de l'administration
• coordonnées de l'agent de quartier
• coordonnées de la personne responsable au niveau de la gestion des déchets
• coordonnées des distributeurs d'eau et d'électricité
• coordonnées du service social
• coordonnées de l'hôpital le plus proche, du médecin de garde, de la pharmacie de garde, des consultations ONE
• informations culturelles: concerts, fête de quartier, expositions, stages/activités pour enfants, ...
• règlement d'ordre intérieur

- Quels terrains du territoire communal pourraient être utilisés dans l'urgence lors de l'arrivée d'un groupe?

• Différents types de terrains sont régulièrement utilisés par les Gens du Voyage: parkings, pâtures, cul-de-sac, camping, équipement sportif, terrain industriel, ...
• Selon la saison et la météo, le revêtement du sol peut être très divers: gravier, tarmac, béton, herbe, ...
• Il est intéressant d'envisager la taille du terrain en fonction de la taille du groupe
• Il est aussi intéressant de repérer les équipements disponibles ou à proximité: accès à l'eau, l'électricité, équipements collectifs, ...
• Le propriétaire pourrait être privé (quelle collaboration entre le propriétaire et la commune?) ou public (commune, CPAS, province, Région, ...).